עמוד הבית > מערכות מידע > חשבונית במייל – למה אתם חייבים את זה?
חשבונית במייל

חשבונית במייל – למה אתם חייבים את זה?

חשבונית במייל היא פתרון ותיק, אמין ויציב אשר מוכר על-ידי רשויות המס ומעניק לעסק יתרונות גדולים.

תוכנות להפקת חשבוניות אונליין מהוות פתרון אינטרנטי לניהול חשבונות זמין וזול יחסית. חשבונית במייל היא שרות פופולארי זה מתאים בעיקר עבור פרילנסרים ועסקים קטנים המעוניינים לחסוך בהוצאות.

חשבונית במייל, חשבונית דיגיטלית, אלקטרונית או ממוחשבת הן אותו שם לאותו פתרון. במקום חשבוניות נייר מפיקים חשבונית החתומה באופן דיגיטלי ומוכרת ע"י רשויות המס ואותה שולחים ללקוח באמצעות המייל. יעיל, זול וירוק.

מה מציעות לנו תוכנות להפקת חשבוניות בענן?

בשנים האחרונות חלה מהפכה חשובה בתחום הנהלת החשבונות שמייתרת את מנהל החשבונות המסורתי. זאת עבור עוסקים פטורים, מורשים שלהם הנהלת חשבונות פשוטה ובתוכנות מסוימות אפילו חברות. תוכנות להפקת חשבוניות אונליין אינן דורשות התקנה על מחשב, ומאפשרות לכם להפיק מסמכים חשבונאיים דיגיטליים המועברים בעיקר במייל.

לתוכנות אלה ממשק פשוט וברור מאפשר הזנת הכנסות והוצאות וכן הפקת חשבוניות מס, קבלות, חשבונית מס קבלה, הזמנת עבודה, חשבונית עסקה ועוד. תוכנות אלה מציגות גם יכולת הפקת דוחות תקופתיים לרשויות המס ולהציג ריכוז הכנסות, הוצאות וכו' שישמשו אותנו למעקב וכן עבור הדו"ח השנתי.

כאמור, חלק מתוכנות הנהלת החשבונות מתאימות לשימוש גם עבור חברות. תוכנות אלה ובעלות לא מעט פונקציות מתקדמות שלא מביישות אף תוכנת ניהול עסק מובילה.

יתרונות שירות חשבונית במייל

  • חסכון – אין צורך ברכישת ניירות, מעטפות, בולים והליכה לדואר.
  • יעילות – שליחת החשבוניות מבוצעת באופן מיידי ופשוט, מאפשרת ללקוח לגשת למידע דרך האינטרנט או ניתנות לשליחה חוזרת באופן מיידי. ניתן לשלוח את החשבוניות מכל מחשב אפילו מהטלפון.
  • שליטה ובקרה – בחלק מהתוכנות ניתן לראות אם הלקוח פתח את החשבונית (מכירים את התשובה של "לא קיבלתי חשבונית") אז עכשיו גם תדעו האם מדובר בלקוח אמין ובכל מקרה תוכלו לשלוח לו מיידית חשבונית שיקבל אותה תוך שניות וישלם.
  • נוחות תפעולית – הקלות של ניהול ותפעול החשבוניות, איתור מהיר, שליחה חוזרת, בקרת גישה בעצם מקצרים ומייעלים את התפעול באופן משמעותי וחוסכים לעסק זמן וכסף רב.
  • גיבוי וזמינות – שימוש בחשבוניות אלקטרוניות מאפשר גיבוי וזמינות למידע בכל זמן ומכל מקום. בעידן שבו כל יום נפגעים אלפי לקוחות מוירוס כופר גיבוי למידע העסקי שלכם הוא חובה ניהולית וגם לפי דרישות החוק.
  • דרישת לקוחות – גם ללקוחות חשבונית במייל זה הרבה יותר נח, מגיע מיד עם החיוב, ניתן לתיוק ואיתור בקלות, חוסך צורך בסריקה או תיוק.

ומה עם חינם?

בחיים אין ארוחות חינם וגם לא כשזה כתוב באותיות קידוש הלבנה. מאחורי "החינם" של תוכנות להפקת חשבונית במייל תמצאו שני "קאצ'ים" עיקריים:

  1. מדובר בגרסת ניסיון ללא חתימה דיגיטאלית וזה אומר שהמסמכים החשבונאיים שאתם מפיקים חסרי ערך פורמלי.
  2. תוכנות המציעות ממשק דל בפונקציות שאינו מספק את הצרכים החשבונאיים שלכם.

מה כדאי לבדוק לפני שרוכשים מנוי בתוכנה מסוג זה?

  • פונקציונאליות – קודם כל והכי חשוב שהתוכנה תהיה מאושרת לשימוש על ידי רשות המיסים. בנוסף לכך, התוכנה נדרשת להכיל את כל הצרכים הנוכחיים שלכם ואלה העתידיים. זאת אומרת שאם אתם היום עוסקים פטורים, עליכם לקחת בחשבון שבעתיד תהפכו לעוסקים מורשים. לכן, בתוכנה שכזאת נדרש כל מה שצריך עוסק מורשה וזה כולל הפקת חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה, קבלות, הזמנות עבודה, חשבונית עסקה, תעודת משלוח וחשבונית זיכוי.
  • יכולת גיבוי ויצוא – למרות שמדובר בתוכנות אונליין הנמצאות בענן, אין טעם להשאיר נושא כל כך חשוב כמו שמירת ארכיון הספרים שלכם באחריותם של גורמים עלומים. לכן, כל תוכנה ראויה נדרשת למנגנון גיבוי ושחזור, אך לא רק. סיבה נוספת שבגינה תרצו מנגנון שכזה הינו לצורך הגירה למערכת אחרת וזאת לדוגמא במצב בו אתם הופכים לחברה.
  • מחיר הולם – מחיר שנתי עבור תוכנות להפקת חשבוניות בסיסית אינו צריך להיות גבוה ועומד כיום על עשרות שקלים בחודש לעסק קטן. בעסקים שנדרשים להפיק מאות או אלפי חשבוניות בחודש המחיר כמובן יהיה בהתאמה אך עדיין מאוד אטרקטיבי.
  • תדמית – להפיק חשבונית ידנית או אפילו מודפסת בדואר זה להגיד ללקוחות שלכם "אני עסק קטן ומאוד מיושן".

הכירו מספר תוכנות הפקת חשבוניות אונליין מובילות

iCount תוכנת הנה"ח מתקדמת זאת פועלת מזה כ 8 שנים ומאפשרת הנהלת חשבונות רגילה ומתקדמת לחברות. התוכנה מציעה שני מסלולים:

  • אקספרס – 99 ₪ שנתי עבור חברה אחת ומשתמש בודד וכוללת מסוף סליקת אשראי.
  • מלא – מ 228 ₪ עם מגוון שירותים עשיר. מעבר לחבילה הבסיסית תהינו במסלול זה מניהול מלאי, ניהול הוראות קבע, שעון נוכחות, ניהול לקוחות CRM וכו' ההופכים אותה למערכת ניהול עסק לכל דבר.

iFreelance כשמה כן היא, מדובר בתוכנה "קלה" המיועדת לעסקים קטנים ופרילאנסרים. בגרסה החינמית תקבלו מגוון שירותים חשבונאיים אך ללא חתימה דיגיטלית. בגרסה הרגילה העולה 99 ₪ שנה יש את כל מה שנדרש לניהול עוסק פטור או מורשה. בתוספת תשלום של 199 ₪ לשנה תיהנו מתמיכה טכנית. אם אתם מעוניינים גם במנהל חשבונות אישי תצטרכו להיפרד בכל חודש מ 100 ₪ נוספים. באתר ניתן למצוא תעריפים לשירותים נוספים כמו עזרה בדו"ח שנתי ומילוי הצהרת הון.

רווחית – מדובר בתוכנה מובילה המציעה גרסת ניהול עסק  מקיפה לניהול עסק קטן, חברה, מוסך, מלכ"ר ועוד. ברווחית תוכלו למצוא מגוון רחב של שירותים חשבונאיים הכוללים מעקב אחר חיובים, ניהול קופה, ניהול מלאי וכו'. בנוסף מציעה התוכנה גם הנהלת חשבונות מתקדמת הכוללת מאזני בוחן, ניהול פחת, התחברות למערכת 1000 וכו'.  ברווחית מוצעים שני דילים עיקריים: גרסת דסקטופ בעלות חודשית של 49 ₪ וכן גרסת אונליין בעלות של 69 ₪.

תוכנות נוספות – invoice4u מציעה תוכנת אונליין קלה לעסקים קטנים בעלות של 190.80 ₪ שנתי וכן מסלול המציע תוספת סליקת אשראי ב 660 ₪ שנתי. ucan2 מציעה הנהלת חשבונות במחיר התחלתי של 99 ₪ לחודש. תוכנת Mybooks מציעה שרותי הנה"ח בחינם להפקת עד 3 מסמכים לחודש ו 200 ₪ לשנה להפקת עד 10 מסמכים לחודש. תמורת 400 ₪ לשנה תוכלו להפיק עד 500 מסמכים בחודש.

קיימות תוכנות להפקת חשבוניות רבות נוספות. חשוב להבין שמאחורי התוכנה שלכם, כדאי שיעמוד גוף בעל משמעות ואחראי שידאג שהתוכנה תהיה מוכרת ע"י רשויות המס, מאובטחת ועם תמיכה נאותה.

סיכום – חשבוניות במייל

אין כאן שאלה האם כדאי או האם צריך, חשבונית במייל היא חובה לכל עסק, גם אם זה עוסק זעיר. השאלה היא דרך איזה ספק לנהל את השירות ויש אופציות רבות, רק צריך לבחור את מה שמתאים לכם.

בדוק גם

NOC

שירותי NOC – מרכז שליטה ובקרה אנושי 24×7

מרכז שליטה ובקרה לארגונים המחויבים לזמינות גבוהה בגלל SLA, רגולציה, או סוג הפעילות, יש גם …

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *